Avec Adcount il est parfaitement possible de gérer une comptabilité complète.

Il est évident qu’on doit respecter toutes les règles de tenir la comptabilité pour pouvoir finir avec un résultat correct.

Ci-après il y a quelques directives qui doivent être respectées au démarrage d’une comptabilité : 

Démarrage/ouverture d’une comptabilité pour la première fois:

Une comptabilité a été ouverte, commençant avec l’état final d’une comptabilité/période précédente. Si on souhaite tenir une comptabilité complète, l’état du début doit donc être introduit. Dans la pratique ceci se présentera par l’introduction de la fermeture (le bilan final) de la comptabilité/période précédente. En plus, dans le programme vous avez la possibilité de suivre les comptes des débiteurs et créanciers dans le détail. Ces comptes sont évidemment liés aux comptes de grand-livre des débiteurs et créanciers d’affaires. Via le "journal divers" on ouvre la fiche individuelle de toutes les postes étant ouvertes des débiteurs et créanciers d’affaires.

Ceci doit correspondre avec les cartes grand-livre respectives pour ces débiteurs et créanciers d’affaires.

Un exemple facile et schématique :

Bilan final de la comptabilité 31/12/200x

Actif                                                                                                                                      Passif

Détail débiteurs d’affaires

Détail Créanciers

 Comme il s’agit d’une première introduction, toutes les fiches des débiteurs et créanciers d’affaires doivent être créés. Pour cela on inscrira via le « Journal divers (externe) », dans la période 0 (zéro), toutes les « Postes étant ouvertes » des débiteurs et créanciers d’affaires.  

Sur 1/1/x+1 dans le « Livre divers externe »

--------------------------1/1/x+1 (période 0) --------------------------------

(ouverture comptes individuels)

Du moment que le bilan final de 31/12/200x a été approuvé et/ou est définitif, on impute ensuite le bilan d’ouverture véritable.

Dans le « Journal divers (externe) », période 0 (zéro), cela devient :

Ouverture compte d’attente   240

(imputer le bilan d’ouverture)

La différence DOIT traiter ici du différence de solde entre les débiteurs et les créanciers d’affaires.

Ainsi nous recevons « débit=crédit » et toutes les postes du bilan final sont inscrites, les comptes individuels sont créés et imputés et « l’ouverture du compte d’attente » temporaire disparaît.  

Ouverture de la comptabilité – (Sauf la première fois) :

A la fermeture de la comptabilité dans l’exercice X, toutes les postes sont contrôlées minutieusement sur leur inventaire ou leur valeur au dernier jour de l’exercice.

Dans la pratique on voudra continuer à travailler le plus vite possible au début du nouvel exercice.

C’est pourquoi on peut commencer déjà le nouvel exercice avec un minimum de contrôle. Or, pour cela il est bien nécessaire et vraiment important que les fiches individuelles (les postes étant ouvertes) des débiteurs et créanciers d’affaires sont contrôlées.

On applique éventuellement des corrections. Maintenant le système est capable de transmettre le solde définitif vers le début du nouvel exercice.

Ainsi il n’est plus nécessaire de créer toutes les fiches individuelles, mais celles-ci sont fermées par le programme dans l’exercice X et sont transmises vers l’exercice X+1.

IL EST DONC VRAIMENT IMPORTANT DE CONTROLER CES FICHES ET LEURS POSTES ETANT OUVERTES AVANT DE LES TRANSMETTRE VERS LE NOUVEL EXERCICE.

Après avoir transmis et démarré le nouvel exercice, ces fiches individuelles seront être utilisées comme ouverture des postes étant ouvertes et le système créera la poste de journal suivante dans le « Journal divers (interne) »

Sur 1/1/x+1 dans le « Livre divers externe »

-------------------------1/1/x+1 (période 0)----------------------------------

Ouverture compte d’attente         240

(ouverture comptes individuels)

De cette manière les fiches individuelles ont été créées dans le nouvel exercice (x+1) et les postes étant ouvertes ont été transmises et inscrites comme « Etat de début ».

Plus tard, si le bilan final de l’exercice X sera définitif, on peut introduire celui-ci et on reçoit ceci dans le « Journal divers (externe) » de l’exercice X, période 0 (zéro) :

--------------------1/1/x+1 (période 0)------------------

Ouverture compte d’attente   240

(imputer le bilan d’ouverture)
De nouveau on aura fait une contrepartie de la différence, créée à l’inscription des comptes individuels, et l’état de début sera complet. Tous les comptes d’attente, utilisés pour le démarrage, disparaîtront ainsi.