Binnen de omgeving van Adcount is het perfect mogelijk om een volledige boekhouding te voeren. Het spreekt voor zich dat men alle boekhoudkundige regels dient te respecteren teneinde een correct resultaat te bekomen.

Hierna enkele richtlijnen die in acht dienen genomen te worden bij de opstart van de boekhouding :

 Opstart/opening boekhouding voor de eerste maal :

Een boekhouding wordt geopend, beginnende met de eindtoestand van een vorige boekhouding/periode. Indien men een volledige boekhouding wenst te voeren, dient dus de begintoestand ingegeven te worden. In de praktijk zal dat gebeuren door de ingave van de afsluiting (eindbalans) van de vorige boekhouding/periode. Het programma geeft bovendien de mogelijkheid om de rekeningen van debiteuren en crediteuren gedetailleerd op te volgen. Deze rekeningen zijn uiteraard gelinkt met de grootboekrekeningen handelsdebiteuren en crediteuren. Uiterst belangrijk is dus dat men eerst start met ingave van de toestand handelsdebiteuren en crediteuren. Via diverse dagboek opent men de individuele fiche voor alle openstaande posten van handelsdebiteuren en crediteuren.

Dit dient overeen te stemmen met de respectievelijke grootboekkaarten voor deze handelsdebiteuren en crediteuren.

Eenvoudig en schematisch voorbeeld :

Eindbalans boekhouding 31/12/200x

•  1000

Detail Handelsdebiteuren

Detail Crediteuren

Daar het een eerste ingave betreft, dienen alle fiches voor handelsdebiteuren en crediteuren aangemaakt. Daartoe zal men via Diverse Dagboek Extern, in de periode O (nul), alle “openstaande posten” van handelsdebiteuren en crediteuren inboeken.

Het verschil wordt tijdelijk op een wachtrekening geboekt.

Op 1/1/x+1  in diverse dagboek extern

--------------------1/1/x+1 (periode O)----------------------------------

 (opening individuele rekeningen)

Van zodra de eindbalans van 31/12/x goedgekeurd is en/of definitief is, boekt men verder de uiteindelijke openingsbalans in.

In het Diverse Dagboek Extern, periode O (nul), wordt dat:

--------------------1/1/x+1 (periode O)----------------

Het verschil MOET hier het saldoverschil tussen handelsdebiteuren en crediteuren behelzen.

Zo verkrijgen we debet=credit en zijn alle posten van de eindbalans ingeboekt, zijn de individuele rekeningen gecreëerd en geboekt en verdwijnt de voorlopige “Wachtrekening opening”.

Opening boekhouding – (behalve de eerste maal) :

Bij afsluiting van de boekhouding in boekjaar X worden alle posten zorgvuldig gecontroleerd op hun inventaris of hun waarde op de laatste dag van het boekjaar.

In de praktijk zal men zo vlug mogelijk verder willen werken bij het begin van het nieuwe boekjaar.

Daarom kan men mits een minimum aan controle reeds het nieuwe boekjaar opstarten. Daartoe is het echter wel noodzakelijk en uiterst belangrijk dat de individuele fiches (openstaande posten) handelsdebiteuren en crediteuren gecontroleerd worden.

Men voert eventuele correcties door. Nu kan het systeem de definitieve saldi overzetten naar het begin van het nieuwe boekjaar.

Zodoende is het niet meer nodig om alle individuele fiches aan te maken, maar worden deze door het programma afgesloten in boekjaar X en overgedragen naar boekjaar X+1.

HET IS DUS UITERST BELANGRIJK DEZE FICHES EN HUN OPENSTAANDE POSTEN TE CONTROLEREN VOORALEER DEZE OVER TE BRENGEN NAAR HET NIEUWE BOEKJAAR.

Na overbrengen en opstarten van het nieuwe boekjaar zullen deze individuele fiches gebruikt worden als opening voor de openstaande posten en zal het systeem volgende journaalpost maken in het diverse dagboek intern.

Op 1/1/x+1  in diverse dagboek extern

--------------------1/1/x+1 (periode O)----------------------------------

Op deze manier werden de individuele fiches aangemaakt in het nieuwe boekjaar (x+1) en werden de openstaande posten overgedragen en ingeboekt als begintoestand.

Later als de eindbalans boekjaar X definitief wordt, kan men deze inbrengen en krijgt men in het diverse dagboek extern van boekjaar X, periode O (nul) :

--------------------1/1/x+1 (periode O)----------------

 (inboeken openingsbalans)

Weerom zal het verschil ontstaan bij de inboeking van de individuele rekeningen worden tegengeboekt en is de aanvangstoestand volledig. Alle wachtrekeningen gebruikt voor de opstart verdwijnen aldus.